فرآیند نزدیک پایان ماه: نحوه کارآمدتر حسابداری

حسابداری شغلی است که هرگز تمام نشده است. این که آیا شما برای اظهارنامه مالیاتی آماده می شوید ، داده های گزارشگری مالی را ارائه می دهید ، یا در واقع پایان ماه را انجام می دهید ، به سختی فرصتی برای نفس کشیدن وجود دارد.

در سال 2017 ، تیم متوسط حسابداری گزارش داد که پایان ماه پایان بیش از 8 روز طول می کشد.

اما زمان صرف شده برای پایان ماه ، زمان صرف شده از ارزش افزوده است. شما قبلاً یک لیست بی پایان از وظایف را برای تکمیل دریافت کرده اید ، و روند بسته شدن توجه شما را از کارهای کسب و کار در زمینه درآمدزایی و ارائه بینش استراتژیک به سرقت می برد.

یک فرایند بسته شدن پایان ماه ، کارایی شما را بهبود می بخشد و اشتباهات را کاهش می دهد. ما به این نتیجه خواهیم رسید که چگونه می توانید مدیریت فرایند بسته شدن خود را توسعه دهید. اما ابتدا ، بیایید نگاهی بیندازیم که پایان ماه نزدیک چیست و اقدامات دقیقی که ممکن است انجام دهید.

پایان ماه چیست؟

پایان ماه ، جمع آوری اطلاعات حسابداری مالی ، بررسی و آشتی سوابق هر ماه است. این یک گزارش مالی برای برخی از شرکت ها است و به مشاغل کمک می کند تا در طول سال سوابق دقیق را حفظ کنند.

مهمترین دوره پایانی در پایان سال مالی است. اما ردیابی مالی خوب هر روز ، هفته و ماه ادامه دارد.

بنابراین بیشتر تیم های مالی نیز هر ماه کتاب ها را می بندند و به آنها اجازه می دهند معاملات ، مجلات و گزارش ها را بطور منظم تر بررسی کنند. این همچنین به معنای تطبیق درآمد و هزینه با سوابق فیزیکی - بررسی رسید ، فاکتورها و سایر اسناد است.

بسته به سرعت تیم حسابداری شما ، این روند پایان ماه می تواند بین 5 تا 10 روز طول بکشد. این بخش مهمی از سیستم مالی شرکت شما است ، از زمان حسابداری پایان ماه:

به نمایش به راحتی اطلاعات مالی شما کمک می کند

سوابق خود را در صورت حسابرسی آماده نگه می دارد

به جلوگیری از اشتباهات حسابداری در آینده کمک می کند

شما را برای تشکیل پرونده ساده تر و آسان تر مالیاتی آماده می کند

ایجاد منظره ای از کجا پول شما می آید و هر ماه به شما امکان می دهد تا تصویری واضح از هزینه های کلی کسب و کار خود ایجاد کنید. برجسته های پایان ماه که در آن هزینه ها به ویژه ضروری نیست و به شما در بهینه سازی هزینه شرکت کمک می کند.

اما یک فرآیند نزدیکتر پایان ماه منجر به اشتباهات کمتری در کل روش حسابداری شما می شود. بنابراین پرداخت آن را به درستی پرداخت می کند.

6 مرحله کلیدی برای حسابداری پایان ماه

هیچ لیست چک نزدیک پایان ماه کامل وجود ندارد ، زیرا همه شرکت ها متفاوت هستند. برخی از آنها با محصولات کار می کنند ، به این معنی که آنها مراحل اضافی برای ردیابی موجودی را دارند. برخی دیگر با محوریت خدمات هستند ، یا هزینه های عمده پول نقد و اداری برای نگرانی در مورد آن دارند.

به طور کلی ، شش مرحله کلیدی در فرآیند حسابداری پایان ماه برای استارتاپ ها و SME ها وجود دارد:

حساب های دریافتنی

با ضبط تمام درآمد دریافت شده در طول ماه شروع کنید ، خواه این از طریق پول نقد ، فاکتورها ، وام یا درآمد دیگر باشد. این مرحله همچنین مستلزم تأیید این است که مبلغ صحیح را از مشتریان دریافت کرده اید و در حال تعقیب فاکتورهای پرداخت نشده است.

تیم مالی شما باید برای ثبت هر یک از این معاملات ، یک ژورنال را وارد کند.

حساب های قابل پرداخت

در مخالفت با درآمد ، حساب های قابل پرداخت پولی است که شما هر ماه برای خرید و صورتحساب خرج می کنید. از شما خواسته می شود که چقدر هزینه کرده اید و محصولات یا خدمات ، از جمله گزارش های هزینه ، پرداخت فاکتور و کارت های شرکت را برای چه محصولات یا خدمات انجام داده اید.

آشتی حساب

این مرحله در نزدیکی ماهانه شامل تطبیق و تأیید هر معامله با بانک ، فروشنده یا تجارت مربوطه است. این به عنوان فرآیند تعهدی شناخته می شود.

دارایی های ثابت

قطعات بزرگتر از ماشین آلات ، فناوری و سایر دارایی ها گاهی اوقات در دفترچه شما به پول نقد ترجمه می شوند. این به دلیل فرایند استهلاک و استهلاک است ، به این معنی که ارزش این دارایی ها با گذشت زمان کاهش می یابد. از آنجا که دارایی ها گران هستند ، به شما اجازه می دهد با گذشت سالها هزینه استهلاک را به صورت هزینه گسترش دهید.

ضبط هرگونه تغییر در این دارایی ها (از جمله تعمیرات یا استهلاک) برای ثابت نگه داشتن کتاب های شما و جلوگیری از پرش ناگهانی سود یا ضرر مهم است.

بیانیه

اکنون زمان آن رسیده است که صورتهای مالی بسته شده ماهانه خود ، مانند ترازنامه ، سود و زیان ، درآمد و برگه های هزینه را سازماندهی کنید. البته اعتبار و بدهی های شما باید ارزش خالص صفر را به عنوان مانده حساب نگه دارد.

گزارش ها و بیانیه های مالی برای ارائه دیدگاه دقیق از داده های مالی شرکت و اطلاع رسانی استراتژی های آینده بسیار مهم است.

از پیش برنامه ریزی

سرانجام ، وقت آن است که به ماه فکر کنید و یک برنامه مالی تجاری برای رفع خطرات کلیدی ایجاد کنید. به عنوان مثال ، اگر چیزی به ویژه در این ماه دستی بود ، ممکن است وقت آن باشد که در مورد ایجاد یک فرایند اتوماسیون فکر کنیم. 88 ٪ از شرکت هایی که اتوماسیون را اعمال می کنند می توانند طی 6 روز روند نزدیک ماهانه را انجام دهند ، در مقایسه با تنها 40 ٪ از کسانی که نمی کنند.

5 نکته برای نزدیک شدن به پایان ماه

همانطور که بحث شد ، ساختن حسابداری شما در پایان ماه کارآمدتر نه تنها بینش دقیقی از وضعیت مالی شرکت شما ارائه می دهد بلکه از اشتباهات آینده نیز جلوگیری می کند. ساده تر کردن روند ، شما را در صورت ممیزی بهتر آماده می کند ، و برای زمانی که فصل مالیات در نهایت به دور خود می چرخد (خیلی زود ، ممکن است اضافه کنم!).

در اینجا نحوه کارآیی ماه پایان کار را در اینجا آورده است:

از قالب ها و لیست های چک استفاده کنید

همه معاملات را در یک مکان ادغام کنید

از داده های خود نسخه پشتیبان تهیه کنید

قطع شرکت های شرکت

از قالب ها و لیست های چک استفاده کنید

قالب ها و لیست های چک برای هر مرحله از روند ممکن است به طرز باورنکردنی مالیات به نظر برسد ، اما می توانند کل روزهای مرخصی نزدیک به ماه شما را اصلاح کنند.

مزیت اصلی استفاده از الگوهای در نزدیکی مالی شما این است که آنها عملیات را استاندارد می کنند. ایجاد یک روش عملیاتی استاندارد برای بهبود سرعت و صحت روند پایان ماه شما ثابت شده است.

یک شرکت نرم افزاری یک لیست چک را به عنوان یک دلیل اصلی برای موفقیت آنها در کاهش پایان ماه از 3 هفته به 3 روز نسبت داد. در مورد پیشرفت صحبت کنید!

تحکیم معاملات

ادغام هر دسته از معامله در یک مکان مهم است. ما در مورد هزینه ها ، درآمد و موارد دیگر صحبت می کنیم. نرم افزار مدیریت را با چندین حساب کاربری خرج کنید ، به تیم حسابداری شما اجازه می دهد تا کلیه معاملات را در سطح شرکت تأیید کند.

همچنین می توانید برای طبقه بندی و نمایش بصری هزینه های راحت تر با برچسب ها کار کنید.

پشتیبان گیری از داده ها

بیایید صادق باشیم ، هیچ کس نباید این روزها به کاغذ اعتماد کند. اگر راهی برای جابجایی فرآیند حسابداری خود به صورت آنلاین پیدا نکرده اید ، زمان آن رسیده است که انعطاف پذیر شوید. اما حتی اگر به نرم افزار حسابداری دیجیتال یا برنامه های آنلاین دسترسی دارید ، تهیه نسخه پشتیبان از همه اسناد خود مهم است.

تصور می کنید دسترسی به تمام داده ها ، گزارش ها و تجزیه و تحلیل خود را از دست داده اید؟وقایع مانند این می تواند کل فرآیند پایان ماه را دو برابر کند و مطمئناً تأثیر ضربه ای به سایر فرآیندهای حسابداری خواهد داشت. از داده های خود با استفاده از یک سیستم قابل اعتماد مبتنی بر ابر که می تواند ایمن ذخیره شود ، تهیه کنید.

تاریخ قطع شرکت

برش های گسترده شرکت تاریخ های خاصی در پایان هر ماه است که هر کارمند باید آن را بشناسد و به آن احترام بگذارد. آنها پایان دوره حسابداری فعلی را نشان می دهند و معاملات پس از این تاریخ به ماه آینده منتقل می شوند. به عنوان مثال ، اگر شما با یک فریلنسر کار می کنید که قبل از قطع فاکتور خود را ارسال نمی کند ، آنها معمولاً باید منتظر پرداخت چرخه صورتحساب بعدی باشند.

البته تیم مالی شما قبلاً از اینها استفاده می کند. اما برقراری ارتباط با قطع‌آف‌ها به آن‌ها زمان کافی می‌دهد تا به کارهایی مانند پرداخت فاکتور خود بپردازند و در عین حال پایان ماه را نیز تکمیل کنند.

مدیریت هزینه ها را به صورت خودکار انجام دهید

اولین قدمی که می توانید برای آسان کردن زندگی در پایان ماه بردارید؟

سیستم های خود را خودکار کنید

آیا می‌دانستید که می‌توانید به جای تعقیب و گریز هر ماه، مسئولیت جمع‌آوری رسید را به عهده کارکنان خود بگذارید؟

تطبیق پرداخت خودکار، کارت‌های نقدی داخلی کارمندان و تأییدیه‌های یکپارچه، همه با استفاده از قدرت Spendesk قابل انجام هستند. مشتریان می گویند که نرم افزار ما در پایان هر ماه تقریباً 4 روز در کار صرفه جویی می کند.

در حالی که حسابداری هرگز واقعاً به پایان نمی رسد، می توانید برای افزایش کارایی و ارائه ارزش افزوده، در زمان فرآیندهای پایان ماه خود صرفه جویی کنید. البته، تمام این نکات و ترفندها را می توان در پایان سال نیز به کار برد و ممکن است برای برخی دیگر از سیستم های حسابداری شما مفید باشد.

نکته مهم در اینجا این است که فرآیند بسته شدن زمان و انرژی ارزشمندی را برای شما هزینه می کند که بهتر است صرف تصمیم گیری استراتژیک شود. شما قدرت ایجاد رضایت بهتر در محل کار، ایجاد پس انداز و کسب سود بالاتر را دارید. روند بسته را امروز برای همیشه اصلاح کنید.